La checklist travail / boulot de départ en vacances (template + formulaire PDF modifiable)

Penser au boulot pendant les vacances, ça vous est déjà arrivé ?

Moi oui, et plus d’une fois.

Récemment, je suis parti en vacances en Espagne. C’était génial, j’ai adoré mon séjour là-bas, j’étais bien entouré, le temps était bon… Et pourtant, je me suis retrouvé à checker mes mails à plusieurs reprises, voire même à y répondre !

Pas top pour déconnecter.

Et je pourrais citer des dizaines d’autres exemples où j’ai pensé au boulot alors que j’étais en vacances.

Alors, je me suis posé la question : pourquoi je pense au boulot à un moment où je suis censé relâcher la pression ?

Si vous partez quelques jours voire quelques semaines, je vous ai préparé cet article pour que vous puissiez partir le plus sereinement possible ! À la fin de l’article, vous trouverez une checklist à télécharger pour être sûr de tout prévoir niveau boulot avant vos congés.

Déjà, pourquoi pense-t-on au boulot pendant les vacances ?

Je me suis rendu compte que, si je regarde mes mails pendant mes vacances, c’est souvent parce que je ne préparais pas assez mon absence avant de partir en vacances.

Du coup, ça m’arrivait de me retrouver à siroter un cocktail sur la plage et de me dire d’un coup “m****, est-ce que j’ai bien renvoyé le devis signé à mon presta ?”.

Qu’est-ce qu’il se passe ensuite ? Vous ouvrez votre boite mail, vous vérifiez, et si ça n’a pas été fait, vous le faites sur le champ. Ou plutôt sur le sable, en l’occurence.

Ça ne serait pas arrivé si j’avais préparé mon départ correctement. Pour le coup, j’aurais pu, et dû, briefer un de mes collègues sur ce projet, qui aurait pu le reprendre le temps de mon absence. Et donc envoyer le devis signé à ma place.

Petit aparté : ce n’est pas forcément mauvais de penser au boulot pendant les vacances. Déjà, ça signifie que votre travail est important pour vous, ce qui est plutôt une bonne chose. Ensuite, tout dépend de votre personnalité. Certains aiment déconnecter totalement, d’autres préfèrent garder un oeil lointain pour ne pas être perdu à leur retour. Dans tous les cas, préparer son absence est indispensable pour faire avancer ses projets, et surtout être serein pendant ses vacances 🌴

4 étapes pour partir en vacances sereinement

Voilà les principaux points auxquels penser avant vos congés :

1. Anticiper la demande de congés

C’est évident, qui dit congés dit demande de congés ! La vôtre d’abord auprès de votre manager (si vous en avez un), et celles de votre équipe (si vous en avez une) que vous devrez accepter.

Dans les deux cas : ANTICIPEZ.

Posez vos congés le plus tôt possible pour laisser le temps à votre manager de s’organiser.

Si vous dirigez une équipe, demandez leur bien en amont de vous informer sur leurs dates de départ.

Une fois que c’est fait, bloquez vous un créneau d’une heure le jour J de votre départ en vacances pour rédiger cette check-list !

2. Prévoir un backup pour déléguer :

C’est le point clé selon moi pour partir l’esprit serein : déléguer. Ce que j’appelle un backup - un terme à la mode dans le milieu startup. Simplement quelqu’un qui reprend vos sujets le temps de votre absence.

Mais pas question de le laisser dans un bourbier, il faut le briefer à la lettre pour lui faciliter la tâche !

Prévoyez donc un document dans lequel vous détaillez vos projets sous forme d’entonnoir :

• La liste de vos projets en cours
• Pour chaque projet : un brief sur le statut du projet, son objectif et les tâches à réaliser par le backup pendant votre absence. Ça peut être : répondre à un mail, ou valider un devis, par exemple.
• Pour chaque tâche, les ressources nécessaires à l’exécution. Par exemple, si votre backup doit envoyer un mail, communiquez lui l’adresse mail en question. S’il doit valider un devis, donnez lui les limites de tarif, et des indications sur la négociation à mener.

Globalement, vous devez être le plus précis possible pour rendre le travail simple. Cela vous permettra d’être serein pendant vos vacances.

3. Prévenir vos collègues, clients, et prestataires

Celui-là est le plus basique, mais très important quand même.

• Prévoyez un mail automatique d’absence.
• Mettez à jour votre statut ou pseudo sur votre messagerie instantanée (type Slack ou Teams).
  Exemple : Valentin - absent jusqu’au 30/10

4. Organiser un debrief avec votre backup à votre retour

Avant de partir en vacances, envoyez une invitation pour votre réunion debrief de 30-45mn avec votre backup pour qu’il vous donne le détail de ce qu’il s’est passé pendant votre absence.

Votre checklist (pense-bête + brief backup) à télécharger pour partir en vacances sereinement

Vous avez maintenant en tête tout ce à quoi il faut penser avant de partir en vacances. Mais vous l’aurez peut-être oublié d’ici quelques jours.. Ou même d’ici ce soir!

C’est pour cette raison que je vous ai préparé une checklist que vous pouvez télécharger pour pouvoir vous assurer que vous avez tout prévu avant chaque départ en vacances !

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