Avant tout, qu’entend-on par onboarding et offboarding ?

Si tu n’es pas amateur ou amatrice d’anglicisme, un petit éclaircissement s’impose !

L'onboarding regroupe l'ensemble des tâches à effectuer à l’arrivée d’un nouvel employé dans l'entreprise. Il débute dès que la proposition d'embauche est acceptée. Un onboarding réussi permet d’intégrer au mieux le nouveau collaborateur, et de faire de son recrutement un succès.

L’offboarding est la période précédant le départ d'un salarié. Car oui, un départ, ça se prépare également, voire même davantage qu’une arrivée ! Tout l’enjeu est de permettre au salarié de partir dans de bonnes conditions, et de faire en sorte qu’il transmette sa connaissance en interne avant son départ.

Alors, voyons comment réussir l’onboarding et l’offboarding, et ce que cela peut vous apporter concrètement !

L'importance d'un onboarding réussi

Vous l'avez probablement déjà expérimenté : recruter le bon profil au bon moment est loin d’être une tâche facile. Alors quand on parvient à recruter la pépite, il faut en prendre soin, et ce, dès que le contrat est signé.

Et c’est là que l’onboarding entre en jeu. Il va vous permettre de faire en sorte que le nouvel arrivant se sente bien, considéré, et accompagné dès ses débuts dans l’entreprise.

Un onboarding réussi permet une intégration réussie, et va maximiser les chances de voir le nouvel employé rester longtemps dans l’entreprise.

Quand on sait qu’en 2023, un recrutement coûte en moyenne 5000€, on se dit que cela vaut le coup d’investir un peu de temps dans le process d’onboarding.

Les étapes clés d'un onboarding réussi

Voici les 3 étapes clés de l’onboarding :

1. Le préboarding
2. L’onboarding
3. La fin de l’onboarding

Le préboarding : préparer l’onboarding bien avant l’arrivée du nouvel employé

Oui, l’onboarding ne commence pas au premier jour de travail du nouvel employé, mais bien avant.

En réalité, il débute dès l’acceptation de l’offre par le candidat. Dès lors, vous pouvez déjà préparer son arrivée, pour qu’il soit dans les meilleurs conditions le jour J.

Voici une checklist, non exhaustive, des actions à mettre en place durant la phase de préboarding :

• Créer un mail type réunissant l'ensemble des documents nécessaires à l'embauche
• Communiquer l'arrivée avec les personnes concernées (in)directement
• Convier le nouveau salarié à un premier événement (afterwork, ..) avant son démarrage
• Veiller à la disponibilité du manager et de l’équipe le jour J.
• Programmer la préparation des logiciels et du matériel requis
• Envoyer un livret d’accueil clair et concis reprenant notamment : vos outils, vos process, vos accords / politiques ou encore d'autres éléments sur votre culture générale et vos informations pratiques.
• Envoyer un email de bienvenue la veille du jour J avec à l’intérieur : code d’accès, et programmes, mentor attribué, déjeuner de bienvenue.
• L’onboarding à l’arrivée du nouvel employé

Ça y est, c’est le premier jour de travail de votre nouveau collaborateur ! Accueillez le comme il se doit et faites en sorte qu’il se sente bien dès le début.

Parmi les actions à mener et préparer, vous pouvez :

Le jour J :

• Organiser un (petit-)déjeuner dans les bureaux avec l’ensemble des équipes
• Lui faire la visite des bureaux, et lui présenter son mentor
• Lui donner accès à son pack de bienvenue, avec tout le matériel dont il a besoin pour mener à bien ses tâches
• Planifier des rencontres avec les différents membres des équipes
• Présenter un organigramme de l’entreprise

A la fin de la première semaine :

• Mettre en place un plan d’action personnel, avec des temps de formation et des tâches à réaliser sur les premières semaines (lire la documentation, prendre en main les outils, réaliser une première tâche, etc.)
• Mettre en place une cadence de réunions (1 tous les 2 jours par exemple) avec le mentor ou le manager pour faire un suivi et répondre à toutes les questions.
• Organiser une réunion de compte rendu pour vérifier du bon déroulé de l’onboarding
• Prévoir des temps en dehors du travail également, pour apprendre à se connaître !
• Conclure l’onboarding

L’onboarding est terminé ? Le collaborateur devrait maintenant se sentir plus autonome et prêt à accomplir des premières missions et à monter en compétences petit à petit.

A ce moment là, c’est intéressant de lui demander d’écrire un rapport d’étonnement dans lequel il décrit ce qui l’a surpris dans l’onboarding et/ou dans le fonctionnement de l’entreprise sur ses premiers jours.

Ce document permet d’améliorer l’onboarding dans le futur, mais aussi d’identifier de potentielles zones de progrès dans l’entreprise.

L’importance d’un offboarding réussi

L’offboarding est tout aussi important que l’onboarding. Il va permettre de :

• Supprimer les accès et identifiants du collaborateur pour un meilleur contrôle de votre environnement de travail
• Transférer les connaissances du collaborateur qui est sur le départ à la personne qui va le remplacer. C’est indispensable de perdre le moins de compétences lors du départ d’un employé !
• De récupérer un feedback sur l’expérience du collaborateur, ce qu’il améliorerait, ce qu’il ferait autrement, etc.

Le but ultime est de faciliter l'intégration de son remplaçant. C’est donc un cercle vertueux : l’offboarding réussi permet de faciliter l’onboarding suivant, et ainsi de suite.

Les étapes clés d'un offboarding efficace

1. Entretien de départ et feedback

Lorsqu’un employé vous annonce son départ, vous pouvez en profiter pour réaliser un entretien de départ structuré avec lui dans lequel vous pourrez lui demander de partager son expérience, ses suggestions d'amélioration et fournir un feedback constructif sur son parcours dans l'entreprise.

Cela vous permettra de comprendre les raisons du départ et d'apporter des améliorations pour l'avenir.

Durant l’entretien, pensez également à évoquer les prochaines étapes et le calendrier.

2. Traitement administratif et récupération des équipements

Un offboarding efficace implique la gestion rigoureuse des aspects administratifs, comme la cessation du contrat de travail, le règlement des avantages et la récupération des équipements de l'entreprise. Établissez une liste pour vous assurerez que toutes les étapes sont suivies et que rien n'est laissé au hasard.

3. Transfert de connaissances

La plus-value principale d’un offboarding bien préparé et la préservation des connaissances et compétences dans l’entreprise. L’employé s’en va, mais l’expertise doit rester.

De fait, il faut systématiquement demander de créer un fichier dans lequel il/elle :

• Documente tous ses processus de travail
• Documente tous ses projets passés et en cours
• Transmet toutes les informations clés liées à son poste

En conclusion, un parcours d'onboarding et d'offboarding réussi est essentiel pour maximiser la réussite des employés et favoriser le développement de votre entreprise. En accordant une attention particulière à ces étapes clés, vous pourrez, en tant qu’entreprise, créer un environnement favorable à l'engagement, à la productivité et à la rétention des talents.

Il faut surtout ne jamais sous-estimer l'impact positif que cela peut avoir sur votre entreprise à long terme.

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