Les points clés d’un parcours d’onboarding et d’offboarding
Avant tout, qu’entend-on par onboarding et offboarding ?
Si tu n’es pas amateur ou amatrice d’anglicisme, un petit éclaircissement s’impose !
L'onboarding regroupe l'ensemble des tâches à effectuer à l’arrivée d’un nouvel employé dans l'entreprise. Il débute dès que la proposition d'embauche est acceptée. Un onboarding réussi permet d’intégrer au mieux le nouveau collaborateur, et de faire de son recrutement un succès.
L’offboarding est la période précédant le départ d'un salarié. Car oui, un départ, ça se prépare également, voire même davantage qu’une arrivée ! Tout l’enjeu est de permettre au salarié de partir dans de bonnes conditions, et de faire en sorte qu’il transmette sa connaissance en interne avant son départ.
Alors, voyons comment réussir l’onboarding et l’offboarding, et ce que cela peut vous apporter concrètement !
L'importance d'un onboarding réussi
Vous l'avez probablement déjà expérimenté : recruter le bon profil au bon moment est loin d’être une tâche facile. Alors quand on parvient à recruter la pépite, il faut en prendre soin, et ce, dès que le contrat est signé.
Et c’est là que l’onboarding entre en jeu. Il va vous permettre de faire en sorte que le nouvel arrivant se sente bien, considéré, et accompagné dès ses débuts dans l’entreprise.
Un onboarding réussi permet une intégration réussie, et va maximiser les chances de voir le nouvel employé rester longtemps dans l’entreprise.
Quand on sait qu’en 2023, un recrutement coûte en moyenne 5000€, on se dit que cela vaut le coup d’investir un peu de temps dans le process d’onboarding.
Les étapes clés d'un onboarding réussi
Voici les 3 étapes clés de l’onboarding :
- Le préboarding
- L’onboarding
- La fin de l’onboarding
Le préboarding : préparer l’onboarding bien avant l’arrivée du nouvel employé
Oui, l’onboarding ne commence pas au premier jour de travail du nouvel employé, mais bien avant.
En réalité, il débute dès l’acceptation de l’offre par le candidat. Dès lors, vous pouvez déjà préparer son arrivée, pour qu’il soit dans les meilleurs conditions le jour J.
Voici une checklist, non exhaustive, des actions à mettre en place durant la phase de préboarding :
- Créer un mail type réunissant l'ensemble des documents nécessaires à l'embauche
- Communiquer l'arrivée avec les personnes concernées (in)directement
- Convier le nouveau salarié à un premier événement (afterwork, ..) avant son démarrage
- Veiller à la disponibilité du manager et de l’équipe le jour J.
- Programmer la préparation des logiciels et du matériel requis
- Envoyer un livret d’accueil clair et concis reprenant notamment : vos outils, vos process, vos accords / politiques ou encore d'autres éléments sur votre culture générale et vos informations pratiques.
- Envoyer un email de bienvenue la veille du jour J avec à l’intérieur : code d’accès, et programmes, mentor attribué, déjeuner de bienvenue.
- L’onboarding à l’arrivée du nouvel employé
Ça y est, c’est le premier jour de travail de votre nouveau collaborateur ! Accueillez le comme il se doit et faites en sorte qu’il se sente bien dès le début.
Parmi les actions à mener et préparer, vous pouvez :
Le jour J :
- Organiser un (petit-)déjeuner dans les bureaux avec l’ensemble des équipes
- Lui faire la visite des bureaux, et lui présenter son mentor
- Lui donner accès à son pack de bienvenue, avec tout le matériel dont il a besoin pour mener à bien ses tâches
- Planifier des rencontres avec les différents membres des équipes
- Présenter un organigramme de l’entreprise
A la fin de la première semaine :
- Mettre en place un plan d’action personnel, avec des temps de formation et des tâches à réaliser sur les premières semaines (lire la documentation, prendre en main les outils, réaliser une première tâche, etc.)
- Mettre en place une cadence de réunions (1 tous les 2 jours par exemple) avec le mentor ou le manager pour faire un suivi et répondre à toutes les questions.
- Organiser une réunion de compte rendu pour vérifier du bon déroulé de l’onboarding
- Prévoir des temps en dehors du travail également, pour apprendre à se connaître !
- Conclure l’onboarding
L’onboarding est terminé ? Le collaborateur devrait maintenant se sentir plus autonome et prêt à accomplir des premières missions et à monter en compétences petit à petit.
A ce moment là, c’est intéressant de lui demander d’écrire un rapport d’étonnement dans lequel il décrit ce qui l’a surpris dans l’onboarding et/ou dans le fonctionnement de l’entreprise sur ses premiers jours.
Ce document permet d’améliorer l’onboarding dans le futur, mais aussi d’identifier de potentielles zones de progrès dans l’entreprise.
L’importance d’un offboarding réussi
L’offboarding est tout aussi important que l’onboarding. Il va permettre de :
- Supprimer les accès et identifiants du collaborateur pour un meilleur contrôle de votre environnement de travail
- Transférer les connaissances du collaborateur qui est sur le départ à la personne qui va le remplacer. C’est indispensable de perdre le moins de compétences lors du départ d’un employé !
- De récupérer un feedback sur l’expérience du collaborateur, ce qu’il améliorerait, ce qu’il ferait autrement, etc.
Le but ultime est de faciliter l'intégration de son remplaçant. C’est donc un cercle vertueux : l’offboarding réussi permet de faciliter l’onboarding suivant, et ainsi de suite.
Les étapes clés d'un offboarding efficace
- Entretien de départ et feedback
Lorsqu’un employé vous annonce son départ, vous pouvez en profiter pour réaliser un entretien de départ structuré avec lui dans lequel vous pourrez lui demander de partager son expérience, ses suggestions d'amélioration et fournir un feedback constructif sur son parcours dans l'entreprise.
Cela vous permettra de comprendre les raisons du départ et d'apporter des améliorations pour l'avenir.
Durant l’entretien, pensez également à évoquer les prochaines étapes et le calendrier.
- Traitement administratif et récupération des équipements
Un offboarding efficace implique la gestion rigoureuse des aspects administratifs, comme la cessation du contrat de travail, le règlement des avantages et la récupération des équipements de l'entreprise. Établissez une liste pour vous assurerez que toutes les étapes sont suivies et que rien n'est laissé au hasard.
- Transfert de connaissances
La plus-value principale d’un offboarding bien préparé et la préservation des connaissances et compétences dans l’entreprise. L’employé s’en va, mais l’expertise doit rester.
De fait, il faut systématiquement demander de créer un fichier dans lequel il/elle :
- Documente tous ses processus de travail
- Documente tous ses projets passés et en cours
- Transmet toutes les informations clés liées à son poste
En conclusion, un parcours d'onboarding et d'offboarding réussi est essentiel pour maximiser la réussite des employés et favoriser le développement de votre entreprise. En accordant une attention particulière à ces étapes clés, vous pourrez, en tant qu’entreprise, créer un environnement favorable à l'engagement, à la productivité et à la rétention des talents.
Il faut surtout ne jamais sous-estimer l'impact positif que cela peut avoir sur votre entreprise à long terme.
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Les questions les plus fréquentes
à propos du Club des RH
Oui, c’est tout à fait possible !
Ce que nous appelons le portage de dossier PCRH repose sur une collaboration structurée entre le freelance, qui apporte son expertise métier, et Le Club des RH, qui met à disposition son savoir-faire en matière de processus avec les OPCO.
Voici comment cela fonctionne :
- Présentation du projet : Le freelance contacte notre équipe pour nous expliquer brièvement le projet d’accompagnement envisagé pour son client ou prospect.
- Échange collaboratif : Nous organisons ensuite une réunion en visioconférence avec le freelance et l’entreprise concernée. L’objectif est de prioriser les sujets d’accompagnement et de présenter notre mode de fonctionnement.
- Planification et structuration : En collaboration avec le freelance, nous définissons un déroulé d’accompagnement adapté aux besoins du client.
- Montage du financement : Notre équipe prend en charge la gestion complète de la demande de financement auprès de l’OPCO.
Note importante :
Dans le cadre de ce partenariat, notre commission est réduite de moitié. En effet, nous nous occupons exclusivement de la gestion administrative, tandis que la partie commerciale reste à la charge du freelance.
Non, il n'y a aucun droit d'adhésion à l'entrée.
L'adhésion est totalement gratuite, vous pouvez rejoindre notre communauté sans frais supplémentaires.
Le processus de mise en relation se déroule en plusieurs étapes fluides :
- Prise de brief : Nous commençons par organiser une réunion de brief en visio avec l’entreprise, afin de bien comprendre ses besoins de recrutement. Cette session est enregistrée pour servir de référence.
- Sélection des chasseurs de tête : Nous identifions et shortlistons 1 à 3 chasseurs de tête spécialisés dans le type de recrutement demandé.
- Signature de la convention tripartite : Une fois cette étape validée, nous signons une convention tripartite entre l'entreprise, le chasseur de tête et Le Club des RH.
- Partage du brief : Chaque chasseur de tête reçoit la vidéo du brief enregistré, ce qui permet une compréhension précise des attentes.
- Mise en relation par email : Enfin, nous procédons à une mise en relation par email, facilitant les échanges directs entre l’entreprise et les chasseurs de tête sur les candidats sourcés.
Ce processus garantit une collaboration fluide, une parfaite compréhension des besoins et un suivi efficace à chaque étape du recrutement.
Notre communauté regroupe une diversité de recruteurs indépendants, spécialisés dans une large gamme de secteurs à travers toute la France. Grâce à cette pluralité, nous sommes en mesure de couvrir tous les métiers, quels que soient les besoins d’une entreprise, qu’elle soit petite, moyenne ou grande.
Cette diversité nous permet de répondre aux spécificités de chaque secteur et de trouver les profils les plus adaptés pour chaque mission.
Le dispositif PCRH (Prestation de Conseil en Ressources Humaines) repose sur des critères d’éligibilité pour :
- Les entreprises :
- Être une entreprise indépendante.
- Compter moins de 250 salariés.
- Les consultants RH :
- Justifier de plus de 2 ans d’expérience en conseil RH.
- Avoir déjà accompagné des TPE/PME sur des problématiques RH.
Ces conditions garantissent une prestation adaptée aux besoins spécifiques des petites et moyennes entreprises, réalisée par des experts qualifiés.
Notre communauté regroupe plus de 30 métiers RH freelances, répartis autour de 6 grandes thématiques :
- Recrutement et gestion des talents : recruteur, HRBP, talent acquisition manager...
- Ressources humaines généralistes : RH à temps partagé, assistant RH...
- Management de transition : DRH de transition, DAF de transition...
- Administratif et paie : gestionnaire de paie, office manager...
- Consulting RH : consultant SIRH, consultant RSE...
- Formation et coaching RH : formateur QVCT, formateur en management...
Ces métiers couvrent l’ensemble des expertises nécessaires pour répondre aux besoins variés des entreprises, quelles que soient leur taille ou leur activité.
Nous utilisons un modèle de contractualisation tripartite, impliquant :
- L’entreprise : par le biais d’une convention de recrutement précisant les modalités de la mission.
- Le chasseur de tête : via un contrat de sous-traitance définissant les rôles, responsabilités et conditions de collaboration.
Ce double contrat garantit une transparence totale et une répartition claire des obligations entre toutes les parties.
Le dispositif PCRH (Prestation de Conseil en Ressources Humaines) couvre un large éventail de thématiques, notamment :
- Optimisation des processus RH : sourcing, recrutement, on/offboarding.
- Développement de la marque employeur pour attirer et fidéliser les talents.
- Planification des compétences : mise en place d’un plan de développement des compétences ou de démarches de GEPP (Gestion des Emplois et Parcours Professionnels).
- Mise en œuvre de l’AFEST (Action de Formation en Situation de Travail).
- Amélioration du dialogue social : accompagnement pour le CSE, entretiens annuels ou professionnels, etc.
- Définition d’une politique de télétravail adaptée et efficace.
- Amélioration de la QVCT (Qualité de Vie et des Conditions de Travail).
- Accompagnement aux transitions RH : gestion des mutations liées aux transitions numériques ou écologiques, intégration d’une démarche RSE, etc.
Ces thématiques permettent d’accompagner les entreprises dans leurs enjeux stratégiques et opérationnels en matière de ressources humaines.
Nos consultants RH se trouvent partout en France, à savoir :
Auvergne-Rhône-Alpes
- Ain (01)
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Bourgogne-Franche-Comté
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Bretagne
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Provence-Alpes-Côte d'Azur
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- Hautes-Alpes (05)
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Ainsi que dans les DOM-TOM :
- Guadeloupe
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- Mayotte
- La Réunion
- Nouvelle-Calédonie
- Polynésie française
- Saint-Barthélemy
- Saint-Martin
- Saint-Pierre-et-Miquelon
Comment devenir auteur RH avec Le Club des RH ?
Pour devenir auteur RH, vous devez :
- Être consultant RH indépendant.
- Faire partie de la communauté du Club des RH.
Ces critères permettent de garantir que nos auteurs partagent une expertise solide et alignée avec les valeurs de notre réseau.
Pour chaque nouvelle mission, la contractualisation se fait de manière tripartite, impliquant :
- Le consultant RH : Un ordre de mission est signé pour formaliser les termes de la collaboration.
- L’entreprise : Un devis est établi et signé pour définir les modalités spécifiques de la mission.
- Le Club des RH : Nous nous chargeons de coordonner et garantir le bon déroulement de la mission en veillant à ce que les conditions soient respectées de part et d’autre.
Cette approche tripartite assure une transparence totale et un cadre clair pour toutes les parties prenantes.
Le processus de paiement se déroule de la manière suivante :
- Remplissage du CRA : À la fin de chaque mois, le consultant RH en mission remplit un Compte-Rendu d'Activité (CRA) détaillant les tâches accomplies.
- Validation par l'entreprise cliente : Une fois le CRA complété, il est automatiquement envoyé à l'entreprise cliente pour signature.
- Envoi de la facture : Après validation du CRA, le consultant envoie la facture correspondante au Club des RH.
- Règlement sous 48h : Le paiement de la facture est effectué dans un délai de 48 heures après réception.
Ce processus simple et rapide garantit un suivi clair et une gestion fluide des paiements.
Un accompagnement PCRH se découpe en 3 phases :
- Diagnostic RH
- Co-construction d'un plan d'actions entre le consultant RH et l'entreprise
- Restitution avec mise à disposition de livrables par le consultant RH afin de rendre l'entreprise autonome post-intervention
La facturation avec Le Club des RH est basée sur un principe simple : uniquement au succès, une fois le recrutement concrétisé. Elle se déroule en deux étapes :
- 50 % de la commission sont facturés à la signature de la proposition d’embauche.
- 50 % restants sont facturés au démarrage effectif du poste.
Ce modèle garantit une collaboration transparente et équitable, alignée sur les résultats obtenus.
Au Club des RH, nous valorisons la transparence et l’efficacité. Nous percevons une commission de 15%, qui est ajoutée au Taux Journalier Moyen (TJM) du consultant RH en mission.
Cette commission couvre une gamme de services essentiels, dont :
- Freelances vérifiés et qualifiés disponibles en moins de 48 heures.
- Account Manager dédié pour accompagner chaque mission.
- Matching rapide entre le consultant et les besoins de l’entreprise.
- Gestion de la facturation pour simplifier les démarches administratives.
- Assurance RC Pro pour garantir la sécurité des missions.
- Gestion automatisée des compte-rendus d’activité (CRA) pour un suivi optimal.
- Contrats validés avec Le Club des RH, assurant un cadre juridique sécurisé.
Cette commission nous permet de garantir un service de qualité, tout en simplifiant les démarches pour toutes les parties impliquées.
Oui, il est tout à fait possible d'obtenir un devis personnalisé avant de vous engager. Voici comment cela fonctionne :
- Compréhension de votre besoin : Nous commençons par échanger pour bien cerner votre projet et vos attentes spécifiques.
- Mise en relation avec le consultant RH adapté : En fonction de vos besoins, nous vous mettons en relation avec le consultant le plus qualifié.
- Estimation précise : Lors de cette rencontre, nous pourrons établir une estimation détaillée du projet et vous transmettre un devis adapté.
Ce processus nous permet de vous garantir un devis sur-mesure et parfaitement aligné avec vos besoins.
Une Prestation de Conseil en Ressources Humaines (PCRH) dure en moyenne 6 jours, répartis sur une période de 2 à 4 mois.
Cette durée permet de garantir un accompagnement adapté et efficace, tout en s’adaptant au rythme et aux besoins de l’entreprise.